La convention est une réunion, une assemblée générale, un meeting organisé par une entreprise ou une collectivité, ayant un but informatif ou didactique. La convention peut être aussi organisée pour motiver des équipes, lancer un produit, une campagne, révéler un concept ou une enseigne. Dans tous les cas notre but est d'informer et d'animer en motivant et fédérant.
Trouver le bon ton est essentiel pour ce genre de manifestations et obéit à certaines règles.
Après avoir établi le cahier des charges et les responsabilités de chacun sous la direction de votre société ou son agence de publicité, seront à définir la cible et le public visés : communication externe et/ou interne, couverture médias et logistique, activités de loisirs annexes, etc.
Le choix des thèmes mis en avant est bien sûr essentiel, en découle une sélection rigoureuse des intervenants et donc un travail de recherche et d'investigation qui appartient au directeur de débat, un présentateur au profil de journaliste et de maître des débats que nous vous proposerons issu d'un panel d'animateurs trié sur le volet.
Tout le travail du directeur de débat prendra toute sa valeur lors de la réunion plénière pour la mise en forme des interventions : en faisant en sorte que chacun d'eux, a fortiori le chef d'entreprise, passe pour les meilleurs des communicants sans monologue mais dans un style talk-show digne des meilleurs plateaux télés.
La fixation de l'enveloppe budgétaire (attention il n'y a jamais de grosses coupures dans cette enveloppe) est essentielle pour développer le programme exact de la convention : repas, spectacle, soirées dansantes, temps de loisirs et d'incentive, déplacements éventuels, etc.
Une plaquette présentant l'intégralité du programme sera distribuée en début d'opération.
Le choix du ou des sites est fondamental tant au niveau du budget que du programme. Plusieurs repérages sont effectués en dépendant du programme et de la stratégie loisirs et incentive. Nous privilégions les lieux modulables, faciles d'accès, sécurisés et accueillant nos techniciens son et lumières et nos prestataires déco et traiteurs. Nous sélectionnerons le lieu idéal parmi nos références allant des hôtels, châteaux et Palais des Congrès aux lieux plus insolites tels que grottes, arènes, musées ou gares désaffectées.
L'ensemble de ces choix se fera lors de la réunion plénière elle-même préparée par diverses commissions de travail. La réunion plénière doit ensuite régler les interventions dans les moindres détails afin de respecter à la lettre le concept de l'opération... ©